La administración de inmuebles es un trabajo en el que sus resultados se reflejan a largo plazo, ya sean buenos o malos. y desgraciadamente es una profesión que la mayoría de los propietarios menosprecian por desconocer todo lo que en realidad implica llevar una correcta y eficiente administración de una propiedad inmobiliaria.
A continuación te presento las 10 funciones que considero son las más importantes en la administración de inmuebles, sin embargo existen muchas más en las cuales podré profundizar en otros post.
1.- INCREMENTAR EL VALOR DE LA PROPIEDAD
Este punto no solo es la función más importante del administrador de inmuebles, sino que debe ser el objetivo y razón de ser de la empresa que administre tus propiedades.
El conjunto de todas las acciones que hace un administrador inmobiliario tienen que dar como resultado que al cabo de determinado tiempo, tu propiedad haya aumentado de valor, no solo por la inflación y/o plusvalía que el mismo mercado generan. Debes de tener un incremento en el valor de la propiedad considerándola a ella como un negocio y no solo como un inmueble.
Por lo regular los nuevos inversionistas que compran un departamento para rentarlo y recibir un ingreso «pasivo», poco tardan en darse cuenta que este ingreso no tiene nada de pasivo, pues nadie les informó el tiempo y energía que requiere para administrar una propiedad, de ahí lo importante que te acerques a un administrador inmobiliario profesional para que haga por ti el trabajo sucio, y entonces si sea un ingreso «pasivo».
2.- ATENCIÓN A INQUILINOS
La atención o relación con inquilinos es la función que más se les complica a los propietarios y también es la que puede hacer que tu negocio inmobiliario tenga éxito o se vuelva uno terrible fracaso.
Trabajar con números y en excel es cosa fácil, ahí todo es color de rosa incluso en nuestros «escenarios pesimistas» pero trabajar con inquilinos es trabajar con personas y eso significa trabajar con emociones y esa es la gran diferencia de que en tu excel, en la celda más importante, salgan salgan números rojos o negros.
Con el paso del tiempo los inquilinos se pueden convertir en tus amigos. Si no eres capaz de ser firme y actuar con rapidez al momento que detectas que algo anda mal y escuchar pretextos para el pago puntual de la renta, no eres la persona indicada para administrar la propiedad. Algunos inquilinos son como tiburones, pueden oler el miedo y la sangre en el agua, si te muestras inseguro te comerán vivo.
3.- ENCONTRAR NUEVOS INQUILINOS
Una de las partes más difíciles es la ATENCIÓN A INQUILINOS es un tema que desgraciadamente nos pone muchas veces en contra de nuestros propios colegas de profesión, los famosos «asesores inmobiliarios o agentes inmobiliarios». Yo se que no son todos y hay unos muy profesionales con años en el sector que entienden perfectamente de que se trata el negocio pero hay otros, principalmente los nuevos y con poca experiencia con los que hay enfrentamientos.
Me refiero que al momento de estar promocionando una localidad vacía, al nuevo inquilino nos lo presenta algún asesor o agente inmobiliario quien recibirá una comisión por traerlo, y eso hace que muchas veces prometan o digan cosas que no tenemos considerado hacer con el objetivo de que la operación se cierre y ellos reciban su comisión.
Es importante que desde el principio el administrador ponga las cosas claras. Sea él quien entreviste personalmente a los posibles inquilinos, sea él quien negocie directamente con ellos sobre lo que si y lo que no se puede conceder, que le muestre el reglamento interno, el machote de contrato y por su puesto que investigue sus antecedentes y documentación financiera para entonces poder aceptar o no él firmar un contrato de arrendamiento.
Si tu delegas esta parte a tu primo que no tiene trabajo y con el afán de apoyarlo le das la promoción de tu inmueble, te vaticino un fracaso en tu arrendamiento, pues seguramente tu primo prometerá varias cosas que tu no estas dispuesto a conceder o realizarle al inmueble con tal de que se cierre la operación y reciba la comisión que él tanto necesita.
4.- ACTUALIZACIÓN CONSTANTE EN TEMAS LEGALES Y FISCALES RELACIONADOS CON EL DERECHO INMOBILIARIO.
Una actividad que pocos consideran como actividad primordial del administrador inmobiliario es la necesidad estar siempre actualizados en temas de nuevas leyes o normas que afectan directamente al negocio inmobiliario. Con el último gobierno en México han habido muchos cambios en este tipo de leyes, incluso con temas fiscales que también afectan a propietarios de inmuebles.
Y ahora después del Covid 19 vendrán varios cambios y actualizaciones en todo el mundo previendo alguna otra pandemia o EVENTO FORTUITO de los que debemos estar atentos.
5.- ELABORACIÓN DE UN CONTRATO ARRENDAMIENTO SÓLIDO.
Es importantisimo tener un contrato de arrendamiento bien redactado y claro en el que se consideren todas las posibles causas de controversia a lo largo de la relación.
Hay dos frases que me gustan mucho y que ejemplifican claramente este punto.
- Si algo no aparece en el contrato no existe: Si no tienes en tu contrato una cláusula que diga que no tiene permitido tener mascotas, no podrás pedirle que se deshaga de su perro. Todo debe estar claro antes de que el inquilino entre al inmueble.
- Una de las cosas que podrá darte autoridad ante tus inquilinos será poder decirle: Lea su contrato.
6.- COBRO DE RENTAS.
Todo mundo es capitán con el mar el calma. Mientras el inquilino esté pagando su renta puntual el negocio va viento en popa. El administrador debe estar muy al pendiente de los detalles y tener el «olfato» para anticiparse a cualquier cambio en este rubro.
Si van pasando los meses y le depositas al propietario su saldo a final de mes constante y sonante empezará a tomarlo como parte importante de su ingreso y a depender cada vez más de el. Si el inquilino empieza a tener problemas para pagar, el propietario te estará buscando para tener razón de la misma.
Las cosas podrán ponerse tensas entre el administrador y el propietario pues muchas veces, si el inquilino no paga la renta, algunos propietarios confunden tu labor y comienzan a calificar tu trabajo como malo por una inquilino que tuvo problemas económicos y no puede seguir pagando la renta.
Debes ser lo suficientemente claro con el propietario que los atrasos de los inquilinos no son tu responsabilidad, sin embargo si es tu responsabilidad prevenir con una buena investigación y selección de inquilino que esto pueda pasar. además también debes saber negociar con el inquilino defendiendo los intereses del propietario. Si es necesario demandar y llegar al desalojo tu mismo debes proponerlo y hacerlo en un momento justo y adecuado para evitar que el problema se haga más grande.
7.- MANTENER EL INMUEBLE EN BUENAS CONDICIONES.
Debes estar al pendiente del inmueble de manera constante. Hacer inspecciones tempranas para prevenir en la medida de lo posible que algún problema de mantenimiento que sea sencillo por una falta de acción oportuna, termine ademas de ser un problema mayor y mas costoso, que genere daños a un tercero.
Por eso es necesario tener un presupuesto que nos ayude a ir programando en dinero y tiempo los trabajos que son necesarios para tener en perfecto funcionamiento el inmueble.
Es responsabilidad del administrador informar a los propietarios de los mantenimientos preventivos y mejoras necesarias por venir para tener el inmueble en buenas condiciones y poder cobrar las rentas más altas que permita el mercado de la zona.
8.- SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y EMERGENCIAS.
El mantenimiento es la principal causa por la que te pueden despertar a media noche para informarte que hay una fuga de agua y debes conseguir un plomero de manera urgente. Si, es de las partes menos agradables.
Muchas veces aunque tengas un buen plan de mantenimiento preventivo, las emergencias suceden y es un tema que debes tener en cuenta. Claro que si no tienes un buen plan de mantenimiento te la pasarás despertando a media noche con este tipo de emergencias. Es responsabilidad del administrador hacer que esto pase las menores veces posibles.
9.- PROVEEDORES DE CONFIANZA.
El administrador inmobiliario debes tener una amplia cartera de proveedores de confianza que puedan sacarlo de los apuros y emergencias de media noche, pero sobre todo que trabajen bien, que respondan por la garantía de sus trabajos y que trabajen de manera eficiente.
La tarea de conseguir proveedores así no es tarea fácil y lograrlo es una de las funciones principales de un buen administrador.
10.- DOCUMENTAR TODO.
La clave para una relación sana entre administrador – propietario y administrador – inquilino, es una comunicación clara y precisa.
Todo lo que el administrador acuerde con los inquilinos debe quedar documento y si el acuerdo lo requiere lo mejor será que quede firmado por ambas partes. Este registro evita muchos problemas y malos entendidos en el futuro.
En una empresa de administración inmobiliaria por lo regular intervienen varias personas en diferentes partes del negocio, y ahí se vuelve más importante que lo que cada una de las partes del equipo documente todo lo acordado con los inquilinos.
Este es un resumen muy breve de las 10 principales funciones que realiza un administrador inmobiliario. espero que te haya servido el articulo. Tus comentarios me ayudarán para saber si esta información resulto de valor para ti y si estas interesado en que te pueda compartir artículos con temas de tu inter